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Después del éxito de la primera entrega (si te la perdiste puedes leerla
AQUÍ
) y a punto de empezar nueva y maratoniana temporada de pressdays, vamos con la segunda parte de las cosas que hay que cuidar (muy) mucho en un día, tan importante, como este.
1. Save the date . O en español "aviso para que te reserves el día". Acción que solo tiene sentido si se envía con bastante tiempo de antelación para que te lo anotes en la agenda y, cuando vayas a planificar las siguientes semanas, recuerdes que tienes esa cita. No se manda tres días antes del evento, para eso mejor enviar la convocatoria oficial directamente. Eso sí, al menos con una semana de antelación al día D.
1. Save the date . O en español "aviso para que te reserves el día". Acción que solo tiene sentido si se envía con bastante tiempo de antelación para que te lo anotes en la agenda y, cuando vayas a planificar las siguientes semanas, recuerdes que tienes esa cita. No se manda tres días antes del evento, para eso mejor enviar la convocatoria oficial directamente. Eso sí, al menos con una semana de antelación al día D.
2. Invitaciones en papel. A pesar de que "desgraciadamente" cada vez son menos, ya que por coste, tiempo y gestión suponen un esfuerzo mayor que las invitaciones "online", siguen siendo las más esperadas y, sin duda, las más especiales. Por ello, recibir una invitación con el nombre y apellidos de otra persona rompe la magia del momento y "ensucia" el valor de la marca.
3. Datos
.
Una convocatoria sin los datos necesarios es como un jardín sin flores. Hay que asegurarse de que en la invitación aparecen el día, la hora, el lugar y una persona de contacto con teléfono y/o email a la que poder contactar en el último momento si fuera necesario.
4. Planificación. Nunca debe enviarse una convocatoria el mismo día de la presentación porque: o bien se transmite que la planificación ha sido un desastre, o que se han olvidado d e algunas personas y están invitándolas en el último momento o, peor aún, que el nivel de asistencia es malo y están "rellenando" con suplentes.
5. Invitaciones por duplicado. Tan malo es que no te inviten, como que lo hagan por duplicado o triplicado. En Comunicación una base datos segmentada y actualizada es la clave del éxito de cualquier convocatoria. Hay que ser muy minuciosos en este aspecto para que no falten los que tienen que estar y no tengamos a una misma persona en tres listados diferentes, lo que supondrá que la vamos a bombardear a lo largo del día y no le hará mucha gracia; es más, puede decidir no asistir por ¡pesados!
6. Envíos de notas de prensa de pressdays y/o eventos a personas que no han sido invitadas. Tanto agencias, como marcas son libres de invitar a las personas/medios que consideren oportuno ya sean pressdays u otro tipo de evento. Pero han de ser conscientes que si no invitan porque no "les interesa" una persona o medio, enviarle la información a posteriori, habiendo sido excluido, queda mal cuanto menos. Si no se es "interesante" no se es para nada, ni para asistir, ni para publicar. Por lo que, salvo que esa persona o medio solicite expresamente la información por considerarla de interés, no se le debería enviar nada relativo a tal evento.
4. Planificación. Nunca debe enviarse una convocatoria el mismo día de la presentación porque: o bien se transmite que la planificación ha sido un desastre, o que se han olvidado d e algunas personas y están invitándolas en el último momento o, peor aún, que el nivel de asistencia es malo y están "rellenando" con suplentes.
5. Invitaciones por duplicado. Tan malo es que no te inviten, como que lo hagan por duplicado o triplicado. En Comunicación una base datos segmentada y actualizada es la clave del éxito de cualquier convocatoria. Hay que ser muy minuciosos en este aspecto para que no falten los que tienen que estar y no tengamos a una misma persona en tres listados diferentes, lo que supondrá que la vamos a bombardear a lo largo del día y no le hará mucha gracia; es más, puede decidir no asistir por ¡pesados!
6. Envíos de notas de prensa de pressdays y/o eventos a personas que no han sido invitadas. Tanto agencias, como marcas son libres de invitar a las personas/medios que consideren oportuno ya sean pressdays u otro tipo de evento. Pero han de ser conscientes que si no invitan porque no "les interesa" una persona o medio, enviarle la información a posteriori, habiendo sido excluido, queda mal cuanto menos. Si no se es "interesante" no se es para nada, ni para asistir, ni para publicar. Por lo que, salvo que esa persona o medio solicite expresamente la información por considerarla de interés, no se le debería enviar nada relativo a tal evento.
Ready, steady, Go!
¡Feliz nueva temporada de pressdays!
